行政秘書時間管理培訓PPT課件

PPT內容

這是行政秘書時間管理培訓PPT課件，主要介紹了常見的時間管理誤區；時間管理的目標；時間管理的三原則；工作環境“５Ｓ”管理；管理上司的時間，歡迎點擊下載。

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　　事務性、重復性工作太多打擾(電話或沒有預約客人)沒有目標、次序和計劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒有效率

　　一.常見的時間管理誤區

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　　二.時間管理的目標：

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　　三.時間管理的三原則

　　第一原則：目標管理原則第二原則：抓住重點原則“80、20”法則運用第三原則：工作優先級綜合分析

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　　第一原則：目標管理原則■目標不明確——工作的目標是什么?——你自己的人生目標是什么?■目標確定根據目標確定工作計劃

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　　案例：海爾的OEC管理法(OverallEveryControlandClear)即全方位地對每人、每天、每事進行清理、控制，其主要內涵，就是貫穿在企業各項工作中的“日事日畢、日清日高”。具體地講，就是企業每天所有的事都有人管，做到控制不漏項;所有的均有管理、控制內容，并依據工作標準對各自控制的事項按規定計劃執行，每日將實施結果與計劃指標對照、總結、糾偏，達到對事物發展過程日控、事控的目的，確保事物向預定目標發展。按照這一管理模式，上至總裁，下至一般員工，哪怕是一個修剪花草的花匠，都十分清楚自己應該干什么。干多少，按什么標準干，達到什么結果。德魯克在《卓有成效的管理者》一書中說：“管理好的企業，總是單調無味，沒有任何激動人心的事件。那是因為凡是可能發生的危機早已被預見，并已將它們轉化為例行作業了。”

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　　第三原則：工作優先級綜合分析四象限坐標圖

　　重要度

　　緊迫性

　　A重要而且緊迫

　　C緊迫但不重要

　　D不重要不緊迫

　　B重要但不緊迫

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　　■請運用四象限方法排列你的工作：

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　　1.結合工作目標作好時間計劃表注意：60%有計劃的工作20%沒有預期的行事20%突發的行事

　　第一招：時間計劃表

　　四.時間管理的策略(20招)

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　　過多的電話不必要的會議不速之客無意義的文件方法;過濾

　　第二招：幫助上級跳出時間陷阱

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　　第三招：區分掌控的時間

　　二分法：區分可控和不可控時間

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　　一日之計在于昨天明天必須要做的六件重要事情，寫下來。相關工作一并完成。不作預定表以外的工作。

　　第四招：每日工作計劃表

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　　第五招：減少被打擾的時間

　　“打擾是第一時間大盜”日本專業的統計數據指出：“人們一般每8分鐘會受到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50~60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。其中80%(約3小時)的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。”根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。流程管理要多用打擾性不強的溝通方式與別人的韻律相協調

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　　工作計劃表正在進行的計劃，尚未完成的事情。每日行事歷規定的事項一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易變的更困難

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　　了解上級是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情的在最好的時間保證1-2個小時的免打擾時間

　　第七招：找出上級的最佳工作時間

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　　平時作事情注意養成節省時間的好習慣襪子/長褲(先穿襪子再穿長褲，可節省5秒)用品放在一個固定的地方(Key?)

　　第八招：養成良好的工作(生活)習慣

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　　同時做兩件事情刷牙、洗臉、洗澡/聽新聞等車或塞車時/看報開車聽演講或者有聲音的錄音帶同時做三件事情走路健身、聽 mp3學英語、上班。人腦一次能處理7件事情

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　　時間沒有準時只有提前工作時間業務洽談約會上課

　　第十招：決不輕易“遲到”

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　　設定期限(雙方共同協議)交辦事項、定下期限，按時追蹤指使、要求、命令——書面化按時追蹤承辦事項、自定期限、限期前提報主動提出進度報告。力有未逮時，馬上說出來。

　　第11招：沒定期限就不叫工作

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　　桌面清除不必要的東西——相片、飾品等。有用物品定位、編號。抽屜立即處理的公文、正在實施的計劃，分類、分組。保留的公文，參考資料分別放置。周圍環境一天三分之一以上的時間。清爽舒適、工作效率。

　　第12招：整理工作環境

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　　整理：區別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西;整頓：把要用的東西，按規定位置擺放整齊，并做好標識進行管理;清掃：將不需要的東西清除掉，創造良好的工作環境。清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作覺得整潔、修養：通過進行上述4S的活動，讓每個都自覺遵守各項規章制度，養成良好的工作習慣。5S的倡導者相信，保持工作環境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。

　　工作環境“5S”管理

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　　用5s來整理你的工作環境(1)基本工具;(2)復印機;(3)傳真機;(4)電腦;(5)文檔自己檢查你的辦公桌、文件柜、電腦、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西，是否符合5s管理，是否方便你的工作。

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《行政秘書時間管理培訓PPT課件》是由用戶huangyixuan于2022-07-20上傳，屬于培訓教程PPT。